Hệ thống này làm được gì, và dùng nó ra sao

01Một ngày vận hành trông như thế nào

Ba nhịp. Ai mới nhận bàn giao thì chạy đúng ba nhịp này trong tuần đầu là đủ.

Sáng — mở cửa (5 phút)

1. Mở Hộp thư, dọn tin đêm qua Tab Chưa đọc trước. Tin nào bot đã trả lời đúng thì để nguyên; tin nào cần người thì bấm Trả lời — khi bạn gõ tay, bot tự nhường chỗ cho hội thoại đó.
2. Xem Đơn hàng, lọc đơn chờ xử lý Đơn chuyển khoản đã có tiền về thì hệ thống tự chuyển trạng thái. Đơn nào tiền về mà chưa tự khớp thì bấm Đã nhận tiền — nút này báo kết quả ngược về Zalo cho khách.
3. Liếc Tồn kho & Giá Dòng đỏ = tồn ≤ 5. Hết hàng mà vẫn hiện trong app là nguồn khiếu nại số một.

Trong ngày — theo việc phát sinh

Tối — đóng ngày (3 phút)

• Đơn hàng: đối chiếu KPI doanh thu / chờ thu với thực tế.
• Trợ lý: đọc lướt hội thoại bot đã trả lời, câu nào sai thì bổ sung kiến thức ngay.
• Hộp thư: kiểm chấm trạng thái số Zalo còn xanh (gateway còn sống).

0216 mục quản trị — bấm vào đâu, làm được gì

Gom theo việc chứ không theo thứ tự trên thanh điều hướng.

Nhóm bán hàng

Nhóm giữ khách

Nhóm nói chuyện với khách

Nhóm hệ thống

0315 tính năng đáng tiền

Phần này trả lời câu “hệ thống này hơn một cái web bán hàng ở chỗ nào”.

04Trợ lý tự động — toàn cảnh

Mục dài nhất tài liệu này, vì đây là thứ làm thay người nhiều nhất — và cũng là thứ gây hại nhanh nhất nếu bật sai.

4.1 Bốn kênh, và vì sao không gộp làm một được

Khác nhau ở đúng một câu hỏi: bot có biết người đang nhắn là ai không. Từ đó mới suy ra bot trả lời được ngay hay phải hỏi số điện thoại trước.

4.2 Năm tab trong mục Trợ lý

4.3 Mười một công cụ — bot làm được đúng chừng này

Bot không “thông minh tuỳ hứng”: nó chỉ gọi được 11 công cụ dưới đây, và mọi con số đều phải lấy từ công cụ chứ không được tự nghĩ ra.

4.4 Bot lên đơn qua chat — nhịp đi thế nào

1. Khách nói muốn mua Bot tra sản phẩm lấy giá và tồn thật, không đọc giá từ trí nhớ.
2. Bot hỏi gọn một lần Thiếu gì hỏi nấy trong một tin: tên, số điện thoại, số nhà/ấp, xã. Không hỏi nhỏ giọt từng cái một.
3. Tra địa chỉ từ nguyên văn lời khách Nhận cả số nhà, tên ấp, tên cũ lẫn tên mới sau sáp nhập. Ra một nơi thì đọc lại cho khách xác nhận; vài nơi thì đọc cho khách chọn; tên mới thì liệt kê các xã cũ đã gộp vào; không ra thì hỏi lại tên xã và tỉnh.
4. Dựng phiếu Bot đọc lại toàn bộ: từng món, số lượng, tiền, người nhận, địa chỉ. Đơn đủ mốc tặng thì phiếu gồm luôn chai tặng khách chọn — thiếu phần này là đơn bị từ chối.
5. Khách đồng ý → chốt Đơn thật vào Pancake, COD. Bot gửi lại phiếu xác nhận có mã đơn, từng món, tiền, người nhận, địa chỉ. Phiếu này dựng ở máy chủ, nên kể cả mô hình hỏng ngay sau đó thì khách vẫn nhận được xác nhận đúng.

4.5 Dạy bot bằng tab Kiến thức

• Nút “Nạp từ website” kéo về 6 mục: bốn trang chính sách, trang giới thiệu, và mô tả công dụng toàn bộ sản phẩm gộp thành một mục. Bấm lại bất cứ lúc nào web đổi nội dung — chỉ ghi đè các mục lấy từ web, mục shop tự viết tay không bị đụng tới.
• Giá cố ý không lấy từ web. Kiến thức chỉ chứa công dụng; giá và tồn bot phải gọi công cụ. Hai nguồn giá là có ngày chúng lệch nhau, và bot sẽ đọc nhầm cái cũ.
• Mục “Đường dẫn chính thức” chứa link Mini App, website và trang đặt hàng nhanh, kèm luật khi nào gửi cái nào. Mục này chỉ được tạo khi chưa có, không bao giờ bị ghi đè: sai một ký tự là khách vào trang lỗi.

4.6 Ba lần bot im lặng — và đó là hành vi đúng

1. Kênh đang tắt
2. Hội thoại đã chuyển cho nhân viên Bot vẫn ghi tin khách nhưng không đáp.
3. Vượt trần lượt/ngày, hoặc mô hình lỗi Vượt trần thì hội thoại tự chuyển cho người; lỗi mô hình thì ghi nguyên văn lỗi vào nhật ký.

Trong cả ba, Mini App nói với khách ba câu khác nhau tuỳ lý do. Gộp thành một câu “có lỗi xảy ra” là khách đang chờ nhân viên lại tưởng app hỏng.

4.7 Bot câm — tra theo đúng thứ tự này

1. Mở mục Trợ lý Có dòng đỏ “chưa chạy migration” hay “chưa nạp khoá mô hình” không.
2. Xem ô “Lượt lỗi (24h)” Có số thì mở tab Hội thoại, bong bóng đỏ ghi nguyên văn lỗi. Lỗi hết hạn mức nghĩa là nhà cung cấp phía sau đã cạn — kiểm ô Mô hình dự phòng có bỏ trống không.
3. Kênh đã bật chưa Xem tab Kênh.
4. Hội thoại có đang “Chờ người” không Nếu có, bấm Trả lại cho bot.
5. Riêng OA Dòng “Zalo từ chối gửi… khách CHƯA nhận được” = hết cửa sổ 7 ngày, hoặc OA mất token.
6. Riêng Messenger Dòng tương tự thường là Page Access Token đã hết hạn.

4.8 Chi phí và trần an toàn

• Mỗi lượt trả lời tốn 1–3 lời gọi mô hình (gọi công cụ thì thêm một lượt; mô hình chính hỏng thì thêm hai lượt nữa: một lần thử lại, một lần bằng mô hình dự phòng).
• Trần mặc định 40 lượt/khách/ngày — chặn cả khách nhắn dồn lẫn vòng lặp bot nói với bot.
• Số tin và số lỗi trong 24 giờ hiện ngay đầu mục Trợ lý.

05Khách thấy gì trong app

Biết khách đang nhìn cái gì thì mới đỡ được khách qua điện thoại.

Năm tab dưới đáy

Luồng mua một đơn

1. Chọn hàng Từ trang chủ, danh mục hoặc tìm kiếm → trang sản phẩm → thêm vào giỏ.
2. Vào giỏ App tự tính: đủ mốc thì hiện ô chọn chai được tặng; có quà đang chờ thì hiện luôn.
3. Chọn nơi nhận Giao tận nơi (nhập địa chỉ, có gợi ý tỉnh/xã) hoặc lấy tại cửa hàng.
4. Giảm giá Chọn voucher trong ví, và/hoặc gạt dùng điểm (1 điểm = 1.000đ).
5. Thanh toán Chuyển khoản qua bảng thanh toán của Zalo, hoặc COD.
6. Sau khi đặt Đơn hiện trong tab Đơn hàng, khách theo dõi trạng thái và nhận tin báo khi hàng đi.

06Luật kinh doanh cài sẵn — và chỉnh ở đâu

Toàn bộ con số dưới đây chỉnh được trong trang quản trị, không cần lập trình viên.

07Có chuyện thì làm gì

08Việc định kỳ, đừng quên